Hinweisgeberportal
Öffentliche Meldungsabgabe, geschütztes Postfach und vertrauliche Kommunikation mit hinweisgebenden Personen.
1. Meldeprozess – Überblick
Das Tenant-System bildet den kompletten Ablauf einer Meldung ab: von der Einreichung über das geschützte Postfach bis hin zur internen Bearbeitung, Fristenüberwachung und Archivierung.
1. Meldung erfassen
Hinweisgebende Personen reichen eine Meldung über das öffentliche Formular ein. Dabei können Meldestelle, Kategorie, Dringlichkeit und auf Wunsch Kontaktdaten angegeben werden.
2. Zugangsdaten erhalten
Nach dem Absenden werden Zugangscode und Passwort für das geschützte Postfach bereitgestellt. Darüber bleibt die Kommunikation anonym und nachvollziehbar.
3. Interne Bearbeitung
Im Backoffice sehen berechtigte Mitarbeitende neue Fälle im Dashboard, in der Fallliste oder im Kanban-Board und können den Vorgang übernehmen.
4. Fristen & Rückmeldungen
Das System überwacht Wiedervorlagen sowie die HinSchG-relevanten Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung und macht kritische Fälle sichtbar.
Damit eignet sich das System sowohl als öffentliches Hinweisgeberportal für externe Meldungen als auch als internes Arbeitswerkzeug für strukturierte Fallbearbeitung.
2. Öffentliches Meldeformular
Das Hinweisgeberportal ist auf eine einfache, vertrauenswürdige und mobile Nutzung ausgelegt.
- Auswahl einer Meldestelle und einer dazu passenden Kategorie
- Option für anonyme Meldung oder freiwillige Angabe von Kontaktinformationen
- Optionale Kennzeichnung als akut / dringend
- Mehrsprachige Ausrichtung mit Sprachumschaltung
- für mobile Geräte optimierte Oberfläche
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Mehrsprachige Ausrichtung mit Sprachumschaltung (Deutsch / Englisch)
Inhalte wie Meldestellen, Kategorien sowie Hinweistexte können tenant-spezifisch in mehreren Sprachen gepflegt werden.
Kontaktfelder werden automatisch ausgeblendet, wenn anonym gemeldet wird. Das Formular zeigt nur aktive Meldestellen und aktive Kategorien an, damit auf der öffentlichen Seite nur freigegebene Strukturen sichtbar sind.
Zusätzlich weist das System bei akut gekennzeichneten Meldungen auf Notfallstellen hin. So bleibt klar, dass das Portal kein Ersatz für Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst ist.
Neben den allgemeinen Portaltexten lassen sich auch tenantweite Hinweistexte vor dem Absenden sowie spezifische Akut-/Dringend-Hinweise je Meldestelle konfigurieren. Diese Inhalte können getrennt für Deutsch und Englisch gepflegt werden und fallen bei fehlender Übersetzung automatisch auf die Standardsprache zurück.
Die angezeigten Inhalte passen sich automatisch an die gewählte Sprache an. Nicht gepflegte Übersetzungen werden dabei automatisch durch die Standardsprache (Deutsch) ersetzt.
3. Sicheres Postfach / Inbox
Nach dem Absenden wird für jede Meldung ein geschütztes Postfach bereitgestellt. Dieses dient als dauerhafter Kommunikationskanal zwischen Hinweisgeber und Meldestelle.
Zugang
Der Zugang erfolgt über Fallcode und Passwort. Die Daten werden nur direkt nach der Einreichung angezeigt und sollen lokal sicher gespeichert werden.
Kommunikation
Im Postfach können neue Nachrichten gelesen, Antworten gesendet und Statusänderungen eingesehen werden.
Nachvollziehbarkeit
Neue Antworten werden kenntlich gemacht. Dadurch erkennt die hinweisgebende Person sofort, ob Rückfragen oder Rückmeldungen vorliegen.
Schutzgedanke
Das System vermeidet aus Anonymitätsgründen unnötige E-Mail-Kommunikation und verlagert den sensiblen Austausch in das geschützte Portal.
Die initialen Zugangsdaten werden nur direkt nach dem Absenden angezeigt und zusätzlich nur dann per E-Mail mit Passwort versendet, wenn die Eingangsbestätigung unmittelbar aus dem Erstkontext heraus erzeugt wird. In späteren Folge-E-Mails wird das Postfach-Passwort aus Sicherheitsgründen nicht erneut verschickt.
4. Anonymität & Vertraulichkeit
Das System ist so ausgelegt, dass anonyme Meldungen praktisch unterstützt werden. Kontaktangaben sind nicht verpflichtend, und die weitere Kommunikation kann vollständig über das Postfach erfolgen.
Wenn Kontaktdaten hinterlegt werden, stehen sie im Fall nur berechtigten Bearbeitenden zur Verfügung. Im täglichen Ablauf wird damit zwischen öffentlicher Einreichung, geschützter Kommunikation und interner Bearbeitung sauber getrennt.