Dokumentation

Fallmanagement

Zentrale Arbeitsumgebung zur Bearbeitung, Priorisierung, Fristenüberwachung und Dokumentation von Meldungen.

1. Dashboard & Priorisierung

Das Dashboard bietet einen operativen Einstieg für Bearbeitende und Führungskräfte.

Wichtige Kennzahlen werden direkt sichtbar, etwa offene Fälle, neue Fälle, überfällige Wiedervorlagen, akut markierte Meldungen sowie die durchschnittliche Bearbeitungsdauer.

Zusätzlich gibt es einen eigenen Bereich für HinSchG-Fristen. Dadurch werden Compliance-Fristen nicht zwischen normalen Arbeitsvorgängen „versteckt“, sondern separat und priorisiert überwacht.

Für Auditoren ist der operative Bereich bewusst eingeschränkt. Diese Rolle wird gezielt auf das Audit-Log und Nachweise fokussiert.

2. Fallübersicht, Filter & Ansichten

Fälle können in einer klassischen Listenansicht oder als Kanban-Board dargestellt werden.

  • Filter nach Status, Offen/Archiv, Dringlichkeit und Fristenbezug
  • sichtbare Kennzeichnung von neu, anonym, akut oder zugewiesen
  • gesonderte Archivansicht
  • gespeicherte zuletzt genutzte Ansicht für effizienteres Arbeiten

Die Listenansicht eignet sich besonders für strukturierte Prüfung und Massenübersicht. Das Kanban-Board unterstützt eher die visuelle Arbeitssteuerung nach Bearbeitungsstatus.

3. Fallbearbeitung im Detail

Jeder Fall besitzt eine eigene Detailansicht als zentrale Arbeitsoberfläche.

Falldaten

Anzeige von Fallcode, Kategorie, Status, Erstellungsdatum, letzter Aktivität und – falls nicht anonym – Kontaktdaten der meldenden Person.

Statuspflege

Fälle können zwischen mehreren Bearbeitungsständen wie Neu, In Prüfung, Rückfrage nötig, In Umsetzung, Geschlossen oder Archiviert bewegt werden.

Organisation

Zusätzliche Tags, Wiedervorlagen, Zuweisungen an Mitarbeitende und die Zuordnung zu einer Meldestelle erleichtern die interne Arbeitsorganisation.

Sichtbarkeit

Beim Verschieben zwischen Meldestellen berücksichtigt das System Zugriffsrechte, damit nur zuständige Personen Fälle weiterhin sehen können.

4. Kommunikation & Anhänge

Der Nachrichtenverlauf ist direkt im Fall eingebettet und verbindet Meldestelle und Hinweisgeber in einer chronologischen Ansicht.

Neben Textnachrichten werden auch Upload-Ereignisse im Verlauf angezeigt. So lässt sich nachvollziehen, wann Dateien hinzugefügt oder entfernt wurden.

Für die Praxis bedeutet das: Rückfragen, Antworten, ergänzende Informationen und Anhänge bleiben im Fallkontext zusammengeführt. Damit wird die Bearbeitung nachvollziehbarer und Medienbrüche werden vermieden.

5. Statusmodell & Archiv

Das System arbeitet mit einem klaren Statusmodell, das den Lebenszyklus eines Falls abbildet.

  • Neu – frisch eingereichte Meldung
  • In Prüfung / Rückfrage / In Umsetzung – operative Bearbeitungsphasen
  • Geschlossen – inhaltlich abgeschlossen
  • Archiviert – nicht mehr im aktiven Bestand, aber weiterhin nachvollziehbar

Archivierte Fälle werden in einer eigenen Ansicht geführt. Von dort aus kann auch ein geregelter Löschprozess angestoßen werden, statt sensible Vorgänge sofort und unkontrolliert zu entfernen.

6. Fristenmonitor (HinSchG)

Ein zentrales Merkmal des Systems ist die getrennte Überwachung gesetzlicher Fristen.

Eingangsbestätigung

Die 7-Tage-Frist wird im Dashboard, in der Fallliste und in der Detailansicht sichtbar gemacht und kann direkt aus dem Fall heraus erledigt werden.

Rückmeldung

Auch die 3-Monats-Frist wird separat verfolgt und kann nach erfolgter Bearbeitung als erledigt markiert werden.

Warnstufen

Fälle werden als bald fällig oder überfällig markiert. Dadurch kann das Team rechtzeitig priorisieren.

Compliance-Fokus

Die Fristenlogik ist ausdrücklich vom normalen Fall-Backlog getrennt, damit regulatorische Anforderungen im Alltag nicht untergehen.

7. Fristen-Erinnerungen Premium

Zur Unterstützung der Einhaltung gesetzlicher Fristen kann das System automatische E-Mail-Erinnerungen versenden.

Die Reminder-Funktion ergänzt den Fristenmonitor um eine proaktive Benachrichtigung. Dadurch werden Bearbeitende auch ohne aktiven Login rechtzeitig auf kritische Fristen hingewiesen.

Vorab-Erinnerung

Eine Erinnerung wird ausgelöst, wenn sich eine Frist innerhalb eines definierten Zeitraums befindet (z. B. weniger als 48 Stunden bis zur Fälligkeit).

Überfällig-Erinnerung

Zusätzlich erfolgt eine Benachrichtigung, wenn eine Frist bereits überschritten wurde (z. B. Eingangsbestätigung oder Rückmeldung).

Sammelbenachrichtigung

Mehrere relevante Fälle werden in einer E-Mail zusammengefasst, um die Übersicht zu verbessern und unnötige Einzelbenachrichtigungen zu vermeiden.

Einmalige Zustellung

Jede Erinnerung wird pro Frist und Benutzer nur einmal versendet, um doppelte Hinweise zu vermeiden.

Benutzerspezifische Steuerung

Die Aktivierung erfolgt individuell im Benutzerprofil. Dort kann festgelegt werden:

  • ob Erinnerungen per E-Mail aktiviert sind
  • bei welcher Restzeit eine Vorab-Erinnerung ausgelöst wird (z. B. 24h / 48h / 72h)

Die Einstellungen gelten jeweils nur für die sichtbaren Fälle und zugewiesenen Meldestellen des Benutzers.

Zentrale Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt über einen zentralen Plattform-Cronjob, der regelmäßig alle berechtigten Tenants überprüft. Die Plattform steuert dabei:

  • wie oft Reminder-Läufe pro Tag stattfinden
  • welche Tenants berücksichtigt werden (z. B. nur Premium)
  • in welchen Zeitfenstern eine Verarbeitung erfolgt

Die eigentliche Auswertung der Fristen und der Versand erfolgt anschließend tenantweise innerhalb des Systems.

Premium-Funktion

Die automatische Fristen-Erinnerung ist als Premium-Funktion verfügbar. Sie dient der zusätzlichen Absicherung von Fristenprozessen, ersetzt jedoch nicht die aktive Überwachung im System.

✔ automatische Erinnerung bei kritischen Fristen
✔ zusätzliche Absicherung gegen Fristversäumnisse
✔ zentrale Steuerung im Multi-Tenant-System
✔ individuelle Konfiguration pro Benutzer

Durch die Kombination aus visueller Fristenüberwachung und automatischen Erinnerungen wird sichergestellt, dass relevante Fristen im Arbeitsalltag nicht übersehen werden.

8. Export-Funktion & Backup vor Löschung

Das System stellt eine differenzierte Export-Funktion für Fälle bereit. Dabei wird zwischen einem fachlichen Export während der Bearbeitung und einem dokumentierten Backup im Rahmen eines Löschprozesses unterschieden.

8.1 Export während der Fallbearbeitung

In der Fallansicht kann ein Export über ein integriertes Seitenpanel (Off-Canvas) gestartet werden. Dieser Export dient der Weitergabe oder Dokumentation eines Falls, beispielsweise für interne Prüfungen, Rechtsberatung oder externe Stellen.

  • Auswahl des Exportumfangs (z. B. Falldaten, Nachrichten, Anhänge)
  • Pflichtangabe eines Export-Zwecks
  • Freitextfeld zur Begründung
  • optional: Ziel / Empfänger
  • vollständige Dokumentation im Audit-Log

Beispielhafte Audit-Events:

case.export.created

Der Export wird damit nachvollziehbar dokumentiert und ist eindeutig einem fachlichen Zweck zugeordnet.

8.2 Export im Löschprozess (Backup)

Ein gesonderter Export ist im Kontext eines aktiven Löschantrags verfügbar. Dieser Export dient ausschließlich als dokumentiertes Backup vor der endgültigen Löschung eines Falls.

  • Verfügbar nur bei aktivem Löschantrag
  • kein manuell definierter Zweck erforderlich
  • vollständiger Export (inkl. Audit-Log, Verlauf und Anhänge)
  • klar als Lösch-Backup gekennzeichnet

Beispielhafte Audit-Events:

case.export.backup_before_delete

Zusätzlich werden im Audit-Log strukturierte Metadaten gespeichert, darunter:

{ "reason_category": "deletion_backup", "purpose_label": "Fall-Backup Löschvorgang aus System", "type": "full_backup_before_delete", "trigger": "deletion_request_active", "context": { "delete_intended": true, "delete_stage": "active_deletion_request" } }

8.3 Abgrenzung der Export-Typen

Export-Typ Zweck Kontext Audit-Event
Fall-Export Fachliche Nutzung (z. B. Prüfung, Beratung) Fallansicht case.export.created
Backup vor Löschung Datensicherung vor endgültiger Löschung Aktiver Löschantrag case.export.backup_before_delete

8.4 Prozesslogik und Systemverhalten

✔ klare Trennung zwischen fachlichem Export und Lösch-Backup
✔ kein Export mehr im Archiv ohne aktiven Löschprozess
✔ vollständige Auditierbarkeit aller Exportvorgänge
✔ strukturierte Metadaten für Compliance und Auswertung

Durch diese Trennung wird sichergestellt, dass Exportvorgänge jederzeit eindeutig interpretierbar sind und nicht mit Löschprozessen vermischt werden.

8.5 Bedeutung für Compliance und Nachweisführung

Die klare Unterscheidung zwischen Export und Lösch-Backup unterstützt insbesondere:

  • DSGVO-Nachweispflichten (Art. 5, Art. 30)
  • Revisionssichere Dokumentation von Datenverarbeitung
  • Nachvollziehbarkeit im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)
  • transparente Kommunikation gegenüber Prüfern und Behörden

Insbesondere bei sensiblen Fällen kann dadurch nachgewiesen werden, dass vor einer endgültigen Löschung ein vollständiges Backup erstellt wurde.