Benutzerverwaltung

1. Übersicht

Die Benutzerverwaltung ermöglicht die sichere Organisation aller Personen, die Zugriff auf das Backoffice der digitalen Meldestelle haben.

Ziel ist es:

• klare Verantwortlichkeiten zu definieren
• Zugriffe zu kontrollieren
• Datenschutz & HinSchG-Anforderungen einzuhalten
• revisionssicher zu arbeiten

Die Verwaltung erfolgt vollständig innerhalb des jeweiligen Tenant-Systems (mandantengetrennt).

2. Benutzerrollen im System

Das System arbeitet mit klar definierten Rollen, die unterschiedliche Rechte besitzen.

3. Benutzer anlegen

Ein neuer Benutzer kann über die Benutzerverwaltung erstellt werden.

Erforderliche Angaben:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Rolle

Nach Erstellung:

• Benutzer erhält Zugriff auf das System
• Passwort wird initial gesetzt oder via Einladung vergeben
• Bei Bedarf kann eine verpflichtende Passwortänderung für den ersten Login gesetzt werden

4. Benutzer bearbeiten

Folgende Daten können angepasst werden:

• Name
• Rolle (je nach Berechtigung)
• Passwort (durch Benutzer selbst oder Admin)

Einschränkung: Die Rolle Super Admin kann nicht geändert werden.

5. Benutzer deaktivieren / löschen

Je nach Systemkonfiguration:

• Benutzer können deaktiviert oder gelöscht werden
• Historische Aktionen bleiben im Audit-Log erhalten

Wichtig für Compliance: Keine nachträgliche Manipulation von Aktivitäten möglich.

6. Zugriff & Sicherheit

6.1 Login

• E-Mail + Passwort
• zusätzliche Sicherheitsstufe (E-Mail-Code, 2FA oder Passkey)

Nach erfolgreicher Passwort-Eingabe wird immer eine zusätzliche Sicherheitsstufe angewendet. Standardmäßig erfolgt dies über einen Einmal-Code per E-Mail.

6.2 Sicherheitsstufen im Überblick

6.3 Aktivierungslogik (wichtig)

Das System erlaubt immer nur eine aktive zusätzliche Sicherheitsmethode. Dadurch wird sichergestellt, dass der Login-Prozess eindeutig, sicher und nachvollziehbar bleibt.

• Es kann immer nur eine Methode aktiv sein
• Der E-Mail-Code bleibt immer als Fallback erhalten
• Ein Wechsel der Methode ist nur nach vorheriger Deaktivierung möglich

Diese Logik verhindert Fehlkonfigurationen und stellt sicher, dass Benutzer jederzeit Zugriff auf ihr Konto behalten.

6.4 Einrichtungsprozess

• Auswahl der gewünschten Methode im Benutzerprofil
• Speichern der Auswahl
• Einrichtung der Methode (z. B. QR-Code scannen oder Passkey registrieren)
• Aktivierung erfolgt erst nach erfolgreicher Bestätigung

Wichtig: Eine Methode gilt erst als aktiv, wenn die Einrichtung vollständig abgeschlossen wurde.

6.5 Persönliche Schutzfunktionen im Profil

Im Bereich Mein Profil stehen zusätzlich benutzerbezogene Schutzfunktionen zur Verfügung, die über die eigentliche Anmeldung hinaus den täglichen Umgang mit sensiblen Backoffice-Daten absichern.

• Anti-Phishing-Code: Persönlicher Erkennungscode, der in System-E-Mails prominent angezeigt wird
• Privacy Mode: Kurzsperre des Backoffice per Topbar-Icon oder Tastenkombination
• Inaktivitätswarnung: Individuelle Steuerung, wann eine Sicherheitswarnung erscheint
• Automatischer Logout: Konfiguration, ob direkt oder nach Countdown abgemeldet wird

Dadurch können Mitarbeitende ihre eigene Arbeitsumgebung besser auf Sicherheits- und Nutzungsszenarien im Tagesgeschäft abstimmen.

6.6 Anti-Phishing-Code

Jeder Benutzer kann im Profil einen individuellen Anti-Phishing-Code hinterlegen. Dieser Code wird in System-E-Mails, zum Beispiel bei Login-Codes oder anderen sicherheitsrelevanten Benachrichtigungen, gut sichtbar oberhalb des eigentlichen Inhalts angezeigt.

• personalisierter Erkennungscode pro Benutzer
• sichtbar in relevanten System-E-Mails des Backoffice
• hilft beim Erkennen echter System-E-Mails
• abweichender oder fehlender Code ist ein Warnsignal

Der Mechanismus ersetzt keine technische Mail-Sicherheit, schafft aber eine zusätzliche, leicht verständliche Prüfebene für Mitarbeitende.

6.7 Privacy Mode (Kurzsperre)

Für kurze Unterbrechungen am Arbeitsplatz steht ein Privacy Mode zur Verfügung. Dieser sperrt die aktuelle Backoffice-Ansicht, ohne die Sitzung sofort zu beenden.

• Aktivierung über Topbar-Icon oder Tastenkombination Shift + B
• Nutzung nur, wenn im Profil ein 4-stelliger Privacy-PIN hinterlegt ist
• Entsperrung ausschließlich über diesen Privacy-PIN
• im Profil explizit aktivierbar, deaktivierbar und zurücksetzbar

Der Privacy Mode eignet sich insbesondere für kurze Abwesenheiten im Büro, wenn Bildschirminhalte nicht offen einsehbar bleiben sollen.

6.8 Sitzungs- & Inaktivitätsschutz

Zum Schutz sensibler Daten verfügt das System über eine automatische Inaktivitätserkennung mit anschließender Sitzungsbeendigung.

• Benutzerindividuell konfigurierbare Inaktivitätszeit (Standard: 5 Minuten)
• Nach Ablauf der Inaktivitätszeit erscheint ein Warnhinweis
• Automatischer Logout nach weiteren 30 Sekunden ohne Interaktion
• Möglichkeit zur Verlängerung der Sitzung („Weiterarbeiten“)

Die Inaktivitätszeit kann im Benutzerprofil individuell angepasst werden.

6.9 Passwort-Reset & verpflichtende Passwortänderung

Für Backoffice-Benutzer steht zusätzlich ein eigener Sicherheitsprozess für Passwort vergessen, Passwort zurücksetzen und die verpflichtende Passwortänderung beim ersten Login zur Verfügung.

• Passwort-Reset über sicheren Einmal-Link mit begrenzter Gültigkeit
• Reset-Token werden nicht im Klartext gespeichert
• Passwort-Reset kann nur für aktive Benutzerkonten ausgelöst werden
• Verwendete oder abgelaufene Reset-Links verlieren automatisch ihre Gültigkeit
• Administratoren können Benutzer zur Passwortänderung beim nächsten Login verpflichten

Dadurch werden sowohl klassische Support-Fälle als auch sicherheitsgetriebene Erstzugangs- und Wiederherstellungsprozesse nachvollziehbar und kontrolliert abgebildet.

6.10 Technische Schutzmaßnahmen

• CSRF-Schutz bei Formularen (Cross-Site Request Forgery Protection)
• Sichere Sitzungsverwaltung (Session-Hardening, Cookie-Security)
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Mandantentrennung (Tenant-Isolation)
• Automatischer Session-Timeout mit Benutzerwarnung (Idle Protection)

Empfehlung: Für Administratoren und Super Admin sollte mindestens 2FA oder Passkey verpflichtend aktiviert werden.

6.11 Schutz vor Brute-Force-Angriffen

Zum Schutz vor automatisierten Login-Versuchen (Brute-Force-Angriffen) verfügt das System über eine integrierte Zugriffsdrosselung (Rate Limiting).

• Begrenzung von Login-Versuchen pro Benutzer und IP-Adresse
• Temporäre Sperre nach mehrfach falscher Passworteingabe
• Separate Absicherung für Passwort-, 2FA- und Passkey-Authentifizierung
• Automatische Zurücksetzung der Sperre nach erfolgreichem Login

Die Schwellenwerte (z. B. maximale Fehlversuche und Sperrdauer) sind systemseitig konfigurierbar.

7. Audit-Log & Nachvollziehbarkeit

Alle Benutzeraktionen werden protokolliert:

• Login / Logout
• Änderungen an Fällen
• Systemaktionen
• Benutzerverwaltung

Vorteile:

8. Best Practices

9. Rechtlicher Kontext

9.1 🇩🇪 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

• Zugriffsbeschränkung auf Fälle
• Vertraulichkeit der Meldungen
• klare Rollenverteilung

9.2 🇪🇺 DSGVO

• Zugriffskontrolle
• Protokollierung
• Minimierung von Berechtigungen

10. Zusammenfassung

Die Benutzerverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Plattform und stellt sicher: