Administration & Betrieb

1. Meldestellen & Kategorien

Meldestellen bilden organisatorische Zuständigkeiten ab. Innerhalb jeder Meldestelle können eigene Kategorien gepflegt werden.

Für jede Meldestelle lassen sich Name, Aktiv-Status und Benutzerzuweisungen verwalten. Kategorien können aktiviert, deaktiviert, sortiert, bearbeitet oder gelöscht werden.

Zusätzlich unterstützt das System vordefinierte Kategorien, die schnell übernommen und anschließend individuell angepasst werden können. Nur aktive Meldestellen und aktive Kategorien erscheinen im öffentlichen Meldeformular.

Dadurch lässt sich das Portal flexibel an Schulen, Kommunen, Unternehmen oder andere Organisationen mit mehreren Zuständigkeitsbereichen anpassen.

Das System unterstützt eine zweisprachige Darstellung des öffentlichen Portals (Deutsch / Englisch). Für jede Meldestelle und jede Kategorie können zusätzliche englische Bezeichnungen gepflegt werden.

• Meldestellen: interner Name (Deutsch) + optionaler Name für das Frontend (Englisch)
• Kategorien: Bezeichnung Deutsch + optionale englische Übersetzung
• Hinweis- und Infotexte (z. B. bei „Akut / dringend“) können ebenfalls mehrsprachig hinterlegt werden

Die mehrsprachigen Inhalte werden ausschließlich im öffentlichen Meldeformular verwendet. Die interne Fallbearbeitung im Dashboard bleibt bewusst einheitlich auf Deutsch, um Konsistenz und klare Zuordnung sicherzustellen.

Wird für eine Sprache keine Übersetzung gepflegt, verwendet das System automatisch die deutsche Standardbezeichnung (Fallback).

2. Mehrsprachigkeit

Das System unterstützt eine mehrsprachige Nutzung des öffentlichen Hinweisgeberportals und ermöglicht eine flexible Anpassung an internationale Einsatzszenarien.

Das öffentliche Meldeformular kann aktuell in Deutsch und Englisch genutzt werden. Die Sprache wird direkt im Frontend umgeschaltet und wirkt sich auf alle relevanten Inhalte aus.

Die interne Bearbeitung im Dashboard erfolgt bewusst einheitlich auf Deutsch. Dadurch bleiben Prozesse, Auswertungen und Zuordnungen konsistent und nachvollziehbar.

Wird für eine Sprache keine Übersetzung hinterlegt, verwendet das System automatisch die deutsche Standardbezeichnung (Fallback-Logik).

3. Benachrichtigungen, Autoresponder & Vorlagen

Das System unterscheidet zwischen internen Benachrichtigungen für Mitarbeitende und automatischen Rückmeldungen an Hinweisgebende.

• interne Hinweise bei neuer Meldung, neuer Reporter-Nachricht, Statusänderung oder Zuweisungsänderung
• Autoresponder für Eingang, Status-Update und Staff-Antwort
• bearbeitbare Text- und HTML-Vorlagen mit Platzhaltern
• SMTP-Testfunktion zur Überprüfung des Mailversands

Damit kann der Kommunikationsstil pro Tenant einheitlich gestaltet werden, ohne dass Fachabteilungen technische Änderungen vornehmen müssen.

Anti-Phishing-Code in System-E-Mails

Zusätzlich unterstützt das System einen benutzerbezogenen Anti-Phishing-Code. Dieser kann im Profil hinterlegt werden und wird in sicherheitsrelevanten System-E-Mails oberhalb des eigentlichen Inhalts angezeigt.

• personalisierter Code pro Backoffice-Benutzer
• Anzeige in System-E-Mails wie Login-Codes und vergleichbaren Benachrichtigungen
• zusätzliche visuelle Prüfebene gegen täuschend ähnliche Phishing-Mails
• zentral in den E-Mail-Vorlagen des Systems integrierbar

Stimmen Absender, Inhalt und Anti-Phishing-Code nicht überein, sollte die E-Mail nicht als vertrauenswürdig behandelt werden.

4. Backup & Restore

Für den sicheren Betrieb steht eine integrierte Backup- und Restore-Funktion zur Verfügung.

Backups werden verschlüsselt erstellt und mit einer vom Nutzer vergebenen Passphrase geschützt. Ohne diese Passphrase ist kein Restore möglich.

5. Abonnement, AVV & Systemstatus

Das Tenant-System berücksichtigt nicht nur Fachprozesse, sondern auch den betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Betriebsrahmen.

Je nach Tarif können Plan-Limits greifen, etwa bei der Anzahl zusätzlicher Meldestellen. Im Dashboard und in den Einstellungen werden solche Grenzen sichtbar gemacht.

Darüber hinaus wird auch der tatsächliche Speicherverbrauch tenantbezogen ausgewertet. Sichtbar sind insbesondere das im Tarif enthaltene Kontingent, die aktuelle Auslastung, Warnstufen sowie – sofern vorgesehen – die monatliche Zusatzabrechnung bei Mehrverbrauch. Standardmäßig werden dabei die Pakete Basis, Standard und Premium mit ihren jeweiligen Speichergrenzen berücksichtigt.

• sichtbarer Speicherstatus mit Auslastung und Warnschwellen
• Hinweis auf das enthaltene Kontingent des aktuellen Tarifs
• optionale Zusatzabrechnung pro angefangenem GB oberhalb des enthaltenen Speichers
• monatsbezogene Betrachtung des Spitzenverbrauchs für Abrechnungszwecke

Zusätzlich wird der Status der Auftragsverarbeitung (AVV) überwacht. Für Owner kann eine offene oder veraltete AVV-Bestätigung prominent hervorgehoben werden, damit vor produktiver Nutzung keine rechtlich relevanten Schritte übersehen werden.

Die AVV-Bestätigung wird nicht nur als einfacher Status gespeichert, sondern mit belastbaren Nachweismerkmalen dokumentiert. Dazu gehören insbesondere Dokumentversion, Dokument-Hash, Zeitpunkt der Bestätigung, Name und E-Mail der bestätigenden Person sowie technische Begleitdaten wie IP-Adresse und Browserkennung. Ändert sich die aktive AVV-Version oder der Dokument-Hash, wird eine vorhandene Bestätigung automatisch als veraltet behandelt und eine erneute Bestätigung erforderlich.

Auch ein Trial- bzw. Testmodus wird im System klar gekennzeichnet – sowohl im öffentlichen Portal als auch im Backoffice.

6. Produkt-Updates

Über den Bereich „Produkt-Updates“ können veröffentlichte Neuerungen tenantseitig nachvollzogen werden.

Updates können als Text, Bild oder eingebettete Inhalte dargestellt werden und enthalten auf Wunsch Zusammenfassungen, Changelog-Punkte sowie weiterführende Aktionen.

Dadurch eignet sich der Bereich sowohl für Release Notes als auch für interne Kommunikation zu neuen Funktionen, geänderten Prozessen oder relevanten Bedienhinweisen.